Panduan Cara Backup Gmail Google Workspace

Item apa saja yang bisa dibackup?

Anda dapat mencadangkan kotak surat pengguna Gmail. Cadangan kotak surat juga mencakup data Kalender dan Kontak. Secara opsional, Anda dapat memilih untuk mencadangkan kalender bersama.

Item berikut dilewati selama pencadangan:

• Kalender Ulang Tahun , Pengingat , Tugas
• Folder yang dilampirkan ke acara kalender
• Folder Direktori di Kontak

Item Kalender berikut dilewati karena keterbatasan API Google Kalender:

• Slot janji temu
• Bidang konferensi suatu acara
• Pengaturan kalender Pemberitahuan acara sepanjang hari
• Pengaturan kalender Terima undangan secara otomatis (di kalender untuk ruangan atau ruang bersama)

Item Kontak berikut dilewati karena keterbatasan Google People API:

• Folder Kontak lainnya
• Profil eksternal kontak ( Profil direktori , profil Google )
• Bidang kontak File sebagai

Barang apa saja yang bisa dipulihkan?

Item berikut ini dapat dipulihkan dari cadangan kotak surat:

• Kotak surat
• Folder email (Menurut terminologi Google, "label". Label ditampilkan dalam perangkat lunak pencadangan sebagai folder, untuk konsistensi dengan penyajian data lainnya.)
• Pesan email
• Acara kalender
• Kontak

Anda dapat menggunakan pencarian untuk menemukan item dalam cadangan, kecuali cadangan tersebut dienkripsi. Pencarian di cadangan terenkripsi tidak didukung.

Saat memulihkan kotak surat dan item kotak surat, Anda dapat memilih apakah akan menimpa item di lokasi target.

Keterbatasan

• Foto kontak tidak dapat dipulihkan
• Item kalender Di Luar Kantor dipulihkan sebagai acara kalender biasa, karena keterbatasan API Google Kalender

Untuk memulai pencadangan kotak surat Gmail

1. Klik Google Workspace .
2. Jika beberapa organisasi Google Workspace ditambahkan ke layanan Perlindungan Cyber , pilih organisasi yang data penggunanya ingin Anda cadangankan. Jika tidak, lewati langkah ini.

3. Lakukan salah satu hal berikut:

   • Untuk mencadangkan kotak surat semua pengguna (termasuk kotak surat yang akan dibuat di masa mendatang), perluas simpul  Pengguna , pilih Semua pengguna , lalu klik Cadangan grup .
   • Untuk mencadangkan kotak surat pengguna individual, perluas simpul Pengguna , pilih Semua pengguna , pilih pengguna yang kotak suratnya ingin Anda buat cadangannya, lalu klik Cadangkan .

4. Pada panel rencana proteksi:

   • Pastikan item Gmail dipilih di Apa yang akan dicadangkan .
   • Jika Anda ingin mencadangkan kalender yang dibagikan dengan pengguna yang dipilih, aktifkan sakelar Sertakan kalender bersama .
   • Putuskan apakah Anda memerlukan pencarian teks lengkap melalui pesan email yang dicadangkan. Untuk mengakses opsi ini, klik ikon roda gigi > Opsi cadangan > Pencarian teks lengkap .

Pencarian teks lengkap

Opsi ini menentukan apakah konten pesan email diindeks oleh agen cloud.

Prasetelnya adalah: Diaktifkan .

Jika opsi ini diaktifkan, konten pesan akan diindeks dan Anda dapat mencari pesan berdasarkan kontennya. Jika tidak, hanya tersedia pencarian berdasarkan subjek, pengirim, penerima, atau tanggal.

Proses pengindeksan tidak mempengaruhi kinerja pencadangan karena dilakukan oleh komponen perangkat lunak yang berbeda. Pengindeksan cadangan (lengkap) pertama mungkin memerlukan waktu, oleh karena itu, mungkin ada penundaan antara penyelesaian pencadangan dan konten yang muncul di hasil pencarian.

Indeks menempati 10-30 persen ruang penyimpanan yang ditempati oleh cadangan kotak surat. Untuk mengetahui nilai sebenarnya, klik Penyimpanan cadangan > Cadangan aplikasi cloud dan lihat kolom Ukuran indeks . Anda mungkin ingin menonaktifkan pencarian teks lengkap untuk menghemat ruang ini. Nilai di kolom Ukuran indeks akan berkurang hingga beberapa megabita setelah pencadangan berikutnya. Metadata dalam jumlah minimal ini diperlukan untuk melakukan pencarian berdasarkan subjek, pengirim, penerima, atau tanggal.

Saat Anda mengaktifkan kembali pencarian teks lengkap, perangkat lunak akan mengindeks semua cadangan yang sebelumnya dibuat oleh rencana proteksi. Ini juga memerlukan waktu.

Untuk memulihkan kotak surat atau item kotak surat 

• Pulihkan kotak surat

1. Klik Google Workspace .
2. Jika beberapa organisasi Google Workspace ditambahkan ke layanan Perlindungan Cyber , pilih organisasi yang data cadangannya ingin Anda pulihkan. Jika tidak, lewati langkah ini.

3. Perluas simpul  Pengguna , pilih Semua pengguna , pilih pengguna yang kotak suratnya ingin Anda pulihkan, lalu klik Pemulihan .

   Jika pengguna telah dihapus, pilih pengguna di bagian Cadangan aplikasi cloud pada tab Penyimpanan cadangan , lalu klik Tampilkan cadangan .

   Anda dapat mencari pengguna dan grup berdasarkan nama. Wildcard tidak didukung.

4. Pilih titik pemulihan.

   Untuk hanya melihat titik pemulihan yang berisi kotak surat, pilih Gmail di Filter menurut konten .

5. Klik Pulihkan > Seluruh kotak surat .

6. Jika beberapa organisasi Google Workspace ditambahkan ke layanan Perlindungan Cyber , klik organisasi Google Workspace untuk melihat, mengubah, atau menentukan organisasi target.

   Secara default, organisasi asli dipilih. Jika organisasi ini tidak lagi terdaftar di layanan Perlindungan Cyber , Anda harus memilih organisasi target baru dari organisasi terdaftar yang tersedia.

7. Di Pulihkan ke kotak surat , lihat, ubah, atau tentukan kotak surat target.

   Secara default, kotak surat asli dipilih. Jika kotak surat ini tidak ada atau organisasi non-asli dipilih, Anda harus menentukan kotak surat target.

   Anda tidak dapat membuat kotak surat target baru selama pemulihan. Untuk memulihkan kotak surat ke yang baru, pertama-tama Anda perlu membuat kotak surat target di organisasi Google Workspace yang diinginkan, lalu biarkan agen cloud menyinkronkan perubahan tersebut. Agen cloud otomatis melakukan sinkronisasi dengan Google Workspace setiap 24 jam. Untuk segera menyinkronkan perubahan, di konsol layanan, pilih organisasi di halaman Google Workspace , lalu klik Refresh .

8. Klik Mulai pemulihan .

9. Pilih salah satu opsi penimpaan:

   • Timpa item yang ada
   • Jangan menimpa item yang sudah ada
10. Klik Lanjutkan untuk mengonfirmasi keputusan Anda.

• Pulihkan item kotak surat
  

1. Klik Google Workspace .
2. Jika beberapa organisasi Google Workspace ditambahkan ke layanan Perlindungan Cyber , pilih organisasi yang data cadangannya ingin Anda pulihkan. Jika tidak, lewati langkah ini.

3. Perluas simpul  Pengguna , pilih Semua pengguna , pilih pengguna yang kotak suratnya awalnya berisi item yang ingin Anda pulihkan, lalu klik Pemulihan .

   Jika pengguna telah dihapus, pilih pengguna di bagian Cadangan aplikasi cloud pada tab Penyimpanan cadangan , lalu klik Tampilkan cadangan .

   Anda dapat mencari pengguna dan grup berdasarkan nama. Wildcard tidak didukung.

4. Pilih titik pemulihan.

   Untuk hanya melihat titik pemulihan yang berisi kotak surat, pilih Gmail di Filter menurut konten .

5. Klik Pulihkan > Pesan email .

6. Telusuri ke folder yang diperlukan. Jika cadangan tidak dienkripsi, Anda dapat menggunakan pencarian untuk mendapatkan daftar item yang diperlukan.

   Opsi pencarian berikut tersedia. Wildcard tidak didukung.

   • Untuk pesan email: cari berdasarkan subjek, pengirim, penerima, tanggal, nama lampiran, dan isi pesan. Dua opsi terakhir hanya memberikan hasil jika opsi Pencarian teks lengkap diaktifkan selama pencadangan. Bahasa fragmen pesan yang dicari dapat ditentukan sebagai parameter tambahan.
   • Untuk acara: cari berdasarkan judul dan tanggal.
   • Untuk kontak: cari berdasarkan nama, alamat email, dan nomor telepon.

7. Pilih item yang ingin Anda pulihkan. Untuk dapat memilih folder, klik ikon "pulihkan folder":

   Selain itu, Anda dapat melakukan salah satu hal berikut:

   • Saat item dipilih, klik Tampilkan konten untuk melihat kontennya, termasuk lampiran.  Klik nama file terlampir untuk mendownloadnya.
   • Hanya jika cadangan tidak dienkripsi, Anda menggunakan pencarian, dan memilih satu item dalam hasil pencarian: klik Tampilkan versi untuk memilih versi item yang akan dipulihkan. Anda dapat memilih versi cadangan apa pun, lebih awal atau lebih baru dari titik pemulihan yang dipilih.
8. Klik Pulihkan .

9. Jika beberapa organisasi Google Workspace ditambahkan ke layanan Perlindungan Cyber , klik organisasi Google Workspace untuk melihat, mengubah, atau menentukan organisasi target.

   Secara default, organisasi asli dipilih. Jika organisasi ini tidak lagi terdaftar di layanan Perlindungan Cyber , Anda harus memilih organisasi target baru dari organisasi terdaftar yang tersedia.

10. Di Pulihkan ke kotak surat , lihat, ubah, atau tentukan kotak surat target.

    Secara default, kotak surat asli dipilih. Jika kotak surat ini tidak ada atau organisasi non-asli dipilih, Anda harus menentukan kotak surat target.

11. Di Path , lihat atau ubah folder target di kotak surat target. Secara default, folder asli dipilih.
12. Klik Mulai pemulihan .

13. Pilih salah satu opsi penimpaan:

    • Timpa item yang ada
    • Jangan menimpa item yang sudah ada
14. Klik Lanjutkan untuk mengonfirmasi keputusan Anda.