Jika saat ini Anda menggunakan surat elektronik (e-mail) untuk bekerja ataupun urusan bisnis, kemungkinan besar Anda menggunakan akun Exchange atau IMAP Microsoft Outlook. Exchange dan server IMAP secara otomatis mengarsipkan email Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan saja atau di mana saja.
Berikut cara mem-backup email di Microsoft Outlook seperti dikutip laman resmi Microsoft:
1. Pilih File lalu klik Open & Export kemudian pilih opsi Import atau Export.
2. Pilih Export to a file (Export ke sebuah file) dan klik Next (Selanjutnya).
3. Pilih Outlook Data File (.pst) kemudian klik Next (Selanjutnya).
4. Pilih folder email yang ingin backup lalu klik Next (Selanjutnya).
5. Pilih lokasi dan nama untuk file backup Anda lalu klik Finish (Selesai).
Sekarang Anda memiliki file .pst, Anda harus dapat mengimpor data di dalamnya kembali ke Microsoft Outlook. Berikut caranya:
1. Buka aplikasi Microsoft Outlook lewat komputer atau PC Anda.
2. Klik File lalu pilih Open & Export kemudian pilih Import/Export.
3. Selanjutnya pilih Import From Another Program or File lalu klik Next (Selanjutnya).
4. Pilih Outlook Data File dan klik Next (Selanjutnya).
5.Pilih file PST yang ingin Anda impor dan pilih apakah akan mengganti email duplikat, membuat email duplikat, atau tidak mengimpor email duplikat sama sekali. Setelah selesai, klik Next.
Email Anda sekarang akan diimpor ke Microsoft Outlook. Jika Anda mengimpor email dari akun lain, dan Anda menggunakan IMAP atau MAPI, pesan yang diimpor akan disinkronkan dengan server email dan Anda akan dapat mengaksesnya dari perangkat lain.
Ingat bahwa meta data seperti properti folder (tampilan, izin, dan setelan Auto Archive), aturan pesan, dan daftar pengirim yang diblokir tidak diekspor ke .pst, jadi mereka juga tidak akan diimpor dan Anda harus membuatnya kembali.
